Zmiany w zakresie podpisywania i składania sprawozdań finansowych drogą elektroniczną wprowadzone ustawą z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw w istotny sposób zmodyfikowały dotychczasowe obowiązki sprawozdawcze. Po wejściu w życie ww. ustawy, tj. po 1 października 2018 r., sprawozdania finansowe przesyłane do Repozytorium Dokumentów Finansowych muszą zostać podpisane elektronicznie, przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo potwierdzonego profilu zaufanego ePUAP.
Profil zaufany ePUAP to bezpłatne narzędzie służące do potwierdzenia tożsamości w Internecie oraz podpisywania dokumentów. Profil zaufany można uzyskać w urzędach lub poprzez bankowość elektroniczną. Listę punktów potwierdzających można znaleźć pod adresem https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList. Natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis komercyjny, dostarczany przez kwalifikowanych dostawców usług, których lista znajduje się na stronie http://www.nccert.pl/index.htm.
Po 1 października 2018 r. zmiana przepisów wymusiła sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego przez osobę prowadząca księgi podmiotu, kierownika jednostki albo wszystkich członków organu zarządzającego elektronicznie, przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo potwierdzonego profilu zaufanego ePUAP. Co istotne, niezbędnym jest wskazanie daty złożenia tego podpisu.
Wydaje się natomiast, iż nie ma konieczności złożenia podpisu w terminie wskazanym w art. 52 ustawy o rachunkowości. Termin ten wskazuje okres w którym sprawozdanie powinno zostać sporządzone, nie wskazując iż ma ono także, w tym terminie, zostać podpisane. Tworzenie sprawozdania w formie elektronicznej wiąże się z zapisaniem informacji o dacie jego utworzenia i modyfikacji w historii pliku. Problem ten istnieje w szczególności w sytuacji konieczności przedłożenia sprawozdania finansowego do badania biegłemu oraz w spółkach w których ustanowiono Radę Nadzorczą, ze szczególnym uwzględnieniem spółek publicznych, z uwagi na ich obowiązki informacyjne. Utożsamianie formalnej czynności podpisania istniejącego już sprawozdania, zawierającego wszelkie wymagane dane stanowi zbyt formalne podejście do wprowadzonego obowiązku. Zwłaszcza mając na uwadze fakt, że sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić i przesłać do Repozytorium w o wiele dłuższym terminie (czas na zatwierdzenie sprawozdania to 6 miesięcy od dnia bilansowego, zaś na przesłanie do Repozytorium to 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania). Nie jest to jednak przesądzone i toczą się spory w tym zakresie, zwłaszcza na kanwie nowych przepisów, gdzie plik zawierający sprawozdanie finansowe zawiera również dokładną datę podpisu.
Sprawozdania, jak już wskazano, przesyła się elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/. Złożenie sprawozdania jest bezpłatne.
Ważną zmianą jest wprowadzona od 1 kwietnia 2019 r. możliwość składania sprawozdań finansowych przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być adwokat, radca prawny bądź prawnik zagraniczny, który podpisuje dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym ePUAP.
Możliwość podpisu dotyczy jednak tylko zgłoszenia do Repozytorium. Sprawozdanie finansowe podpisane musi zostać zgodnie z ustawą o rachunkowości. Do zgłoszenia pełnomocnik zobowiązany jest dołączyć oświadczenie, że dokumenty dołączone do zgłoszenia spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.
Problemy praktyczne na które należy zwrócić uwagę przy sporządzaniu i podpisywaniu sprawozdań:
– w przypadku korzystania z programu księgowego, należy w sposób prawidłowy wskazać identyfikator jednostki; w przeciwnym razie system ?nie przyjmie? dokumentów;
– szczególną uwagę należy zwrócić na datę sporządzenia sprawozdania, która wymagana jest przez system;
– nie ma konieczności aby osoby podpisujące składały podpis tego samego dnia;
– przy korzystaniu z mieszanej metody podpisywania, tj. w sytuacji gdy część z osób podpisujących posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, a pozostali potwierdzony profil zaufany ePUAP, istotna jest właściwa kolejność składania podpisów;
– przez początkowy okres funkcjonowania obecnego systemu podpisywania sprawozdań finansowych system nie dopuszczał podpisywania przy pomocy profilu zaufanego ePUAP; funkcjonalność ta została jednak już udostępniona.
Nowelizacja przepisów wprowadza rozwiązanie, które wpłynie na wiarygodność dokumentów znajdujących się w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Jeżeli tylko system będzie działał poprawnie i unikał problemów takich jak brak możliwości użycia do podpisu profilu zaufanego ePUAP, to wprowadzone zmiany należało będzie ocenić pozytywnie.